Recruter une secrétaire médicale : coup de pouce ou casse-tête ?

Le dilemme est bien réel pour les kinésithérapeutes : continuer à jongler entre séances et paperasse, ou déléguer pour respirer ? Le téléphone qui interrompt une rééducation, les soirées sacrifiées à la facturation ou au pointage des absents… Ces situations sont devenues le quotidien d’une profession pourtant tournée vers l’humain et le soin. Et si la clé résidait dans un recrutement stratégique ? Entre secrétaire médicale, télésecrétariat et intelligence artificielle, les solutions se multiplient. Mais faut-il franchir le pas ? À quel coût ? Et avec quels résultats ?💡 Décryptage dans cet article. ⤵️

Les missions d’une secrétaire médicale au sein d’un cabinet kiné

Au sein de votre cabinet, une secrétaire médicale va pouvoir jouer un rôle central et multifacettes. Sa présence ne se limite pas à la gestion administrative. Elle est le pivot autour duquel s’articule l’organisation efficace du cabinet. Ses missions sont variées et essentielles au bon fonctionnement quotidien du cabinet :

• 1️⃣ Gestion administrative et organisationnelle : la secrétaire médicale est en première ligne pour la gestion des rendez-vous. Elle organise votre agenda, en tenant compte des urgences, des suivis réguliers, et de la durée des séances pour chaque patient.
• 2️⃣ Accueil et permanence téléphonique. La secrétaire médicale est le premier point de contact pour les patients. Que ce soit en personne, par téléphone ou via les moyens de communication numériques. Son rôle implique d’accueillir les patients avec empathie, de répondre à leurs questions et de les orienter de manière appropriée. La qualité de cet accueil peut grandement influencer la perception des soins reçus.
• 3️⃣ Création et gestion des dossiers patients. La secrétaire médicale assure la mise à jour et la gestion des dossiers médicaux. Elle recueille les informations nécessaires, s’assure de leur confidentialité et veille à ce qu’ils soient accessibles pour le kinésithérapeute. Elle joue un rôle crucial dans le suivi des traitements et la continuité des soins.
• 4️⃣ Coordination des soins : dans certains cas, elle peut être amenée à communiquer avec d’autres professionnels de santé pour des transmissions d’informations ou des coordinations de soins. Elle assure ainsi une meilleure prise en charge globale du patient.
• 5️⃣ Gestion financière. La secrétaire médicale peut également être impliquée dans la gestion financière de votre cabinet. Facturation kiné, suivi des paiements et parfois gestion des remboursements par les assurances ou la sécurité sociale (relances auprès des mutuelles ou bien du patient). La secretaire s’occupe de tout.

Son impact est loin d’être anecdotique ! Selon une étude menée par l’URPS Kiné Île-de-France en 2024, les cabinets équipés d’un secrétariat enregistrent une diminution de près de 60 % de leurs impayés et une hausse de 15 % de leur chiffre d’affaires, principalement grâce à une meilleure gestion du planning et à la fidélisation des patients.

Les avantages et inconvénients de recruter une secrétaire

Les avantages : un gain de temps, de qualité et de chiffre d’affaires

Recruter une secrétaire, c’est d’abord reprendre la main sur son temps. Les retours du terrain sont clairs.
Les kinés qui ont sauté le pas libèrent en moyenne 12 heures par semaine. Ces heures peuvent être réinvestis dans leurs patients, leur formation ou tout simplement leur vie personnelle. Cette délégation améliore aussi l’expérience patient, avec un accueil professionnel, une gestion proactive des rendez-vous et un suivi administratif plus fluide.

En parallèle, l’image du cabinet s’en trouve revalorisée. Dans un contexte où le bouche-à-oreille reste le premier canal d’acquisition patient. Proposer un accueil de qualité fait toute la différence. Une étude Ifop révélait que 43 % des patients jugent la qualité de l’accueil comme un critère déterminant dans leur fidélité à un professionnel de santé.

Les freins : un investissement humain, spatial et financier

Recruter une secrétaire médicale, c’est aussi faire le choix de devenir employeur, avec les responsabilités que cela implique. En 2025, le coût d’une secrétaire à temps plein se situe entre 2 000 € et 2 300 € charges comprises par mois, selon les grilles indicatives du Syntec. À cela s’ajoutent des coûts d’aménagement (mobilier, informatique, confidentialité). On les estimes entre 3 000 € et 8 000 €, selon le standing et la configuration du cabinet.

Il faut aussi accepter une phase de rodage. Les deux ou trois premiers mois peuvent être déroutants, entre l’apprentissage des protocoles internes et la montée en autonomie. C’est un passage obligé, mais souvent sous-estimé par les praticiens.

Secrétaire médicale interne ou externalisée : deux visions qui cohabitent

Internaliser votre secrétariat médical, c’est-à-dire recruter une secrétaire médicale en tant que salariée, entrainera des frais fixes importants compris entre 1600 € et 1700€ par mois (charge déductible de vos impôts bien entendu). Si vous exercez dans votre cabinet avec d’autres kinés ou d’autres praticiens de santé, vous pouvez envisager cette option car le coût sera divisé.

Mais le télésecrétariat médical a le vent en poupe. Les services de télésecrétariat proposent des forfaits mensuels allant de 38 € HT à environ 400 € HT pour des services plus complets. Ces services offrent une couverture téléphonique étendue, une gestion des rendez-vous intégrée à votre logiciel métier, et une spécialisation croissante dans le secteur kiné. Certaines plateformes proposent même une formation continue des télésecrétaires sur la nomenclature, les soins en série ou les pathologies chroniques. Le modèle est idéal pour les jeunes installés, les kinés en activité partielle ou ceux qui souhaitent tester avant de recruter.

💡 En 2025, environ 19 % des cabinets médicaux utilisent des assistants virtuels pour la gestion des appels et des rendez-vous.

L’essor des outils digitaux : assistant virtuel et plateformes 2.0

L’année 2025 marque un tournant technologique. Grâce aux avancées de l’IA vocale, les assistants virtuels spécialisés pour les cabinets de santé sont désormais capables de gérer jusqu’à 70 % des appels entrants. Cela fonctionne avec une voix quasi humaine et une capacité à reprogrammer les rendez-vous ou prioriser les urgences. Pour 150 à 300 €/mois, ces solutions réduisent la charge mentale des praticiens et limitent les interruptions pendant les soins. Parallèlement, les plateformes de rendez-vous médical se sont transformées. Elles ne se contentent plus de remplir votre agenda. Elles analysent les durées de consultation, adaptent les rappels de rendez-vous aux profils patients, et proposent des questionnaires médicaux en amont

L’utilisation d’un logiciel de gestion de cabinet

Quel que soit votre choix, il sera d’autant plus efficace si vous utilisez un logiciel de facturation et gestion de cabinet spécialement conçu pour les kinésithérapeutes. Votre secrétaire médicale pourra avoir accès à votre agenda en ligne et celui de vos collègues kiné. De cette manière elle pourra le mettre à jour, gérer vos télétransmissions. De votre côté, vous pourrez retrouver tous vos rendez-vous patients automatiquement mis à jour sur votre téléphone. Un véritable gain de temps aussi bien pour vous que pour votre secrétaire !

Les modalités pour recruter et intégrer une secrétaire médicale

L’aménagement d’un bureau de secrétariat médical

Avant toute chose, si vous faites le choix de recruter une secrétaire médicale en interne au sein de votre cabinet kiné, l’agencement de votre cabinet doit vous le permettre. En d’autres termes, vous devez pouvoir dégager un espace de travail, proche de la zone d’accueil des patients. Il vous faudra également organiser son poste avec un bureau, un ordinateur, un téléphone, des meubles de rangement ainsi qu’un comptoir de réception !

Le recrutement et l’intégration

Recruter la perle rare demande du temps et de la méthode. Les candidatures spontanées sur Pôle Emploi ou Indeed sont souvent peu qualifiées. Les kinés expérimentés privilégient les plateformes santé spécialisées (Staffsanté, Emploi Soignant), les écoles de formation au secrétariat médical ou le bouche-à-oreille entre praticiens.

L’entretien doit inclure des mises en situation concrètes, comme la gestion d’un patient mécontent ou la simulation d’une journée complète. Une fois recrutée, la phase d’intégration est cruciale. Elle doit inclure :

• Une semaine d’observation des soins pour comprendre la logique du cabinet ;
• Une formation technique aux logiciels métier et aux processus internes ;
• Des bilans réguliers à 15 et 30 jours pour ajuster les pratiques.

Selon le cabinet de conseil médical Santé Pro Management, 65 % des échecs de recrutement dans les professions libérales proviennent d’une intégration insuffisante ou mal préparée.

Coût et retour sur investissement : un calcul à ne pas négliger

En intégrant le salaire annuel (environ 28 000 €), les charges, les outils, la formation et l’équipement, le coût d’un recrutement est significatif. Mais il faut le mettre en perspective avec les gains. Si la secrétaire vous libère 10 heures par semaine à un tarif moyen de 50 €, cela représente déjà 26 000 €/an, soit un équilibre quasi immédiat. À cela s’ajoutent les gains indirects : hausse du taux de remplissage, baisse de l’absentéisme (jusqu’à -15 %). Et surtout, un confort de vie difficile à chiffrer mais précieux.

Pour les plus prudents, des modèles hybrides existent : mi-temps, partage de secrétaire entre confrères d’un même immeuble, alternance ou stage long en secrétariat médical.

Une décision stratégique à adapter à votre cabinet

Recruter une secrétaire médicale n’est ni une mode, ni une obligation. C’est une décision stratégique, qui doit s’inscrire dans une vision claire de votre organisation, de votre charge de travail, et de vos objectifs professionnels.

En 2025, la diversité des solutions disponibles (présentiel, externalisé, assistant IA, plateformes connectées) permet à chaque cabinet de trouver la combinaison gagnante. L’essentiel est de considérer ce recrutement non comme une charge, mais comme un levier de croissance, de sérénité et de qualité de soin.

📣 Et vous ? Avez-vous sauté le pas ? Quels impacts cela a-t-il eu sur votre pratique ? Partagez vos expériences en commentaires.