Trouver la secrétaire idéale pour votre cabinet kiné

En kiné, vaut-il mieux embaucher une secrétaire externalisée, une secrétaire interne ou encore faire appel à une solution digitale ? En 2025, de plus en plus de masseurs-kinésithérapeutes libéraux cherchent à alléger leur charge mentale et gagner du temps en déléguant certaines tâches clés : administratif, accueil et gestion des paiements. Que vous soyez installé depuis plusieurs années ou en plein lancement de cabinet, cette question revient souvent : à qui déléguer ? Mais surtout, comment déléguer intelligemment en fonction de votre organisation ? Zoom dans cet article !

Travailler seul en cabinet kiné libéral : vaut-il mieux choisir une secrétaire à distance ou un assistant numérique ?

Lorsque l’on exerce seul en tant que kiné libéral, notamment en zone rurale ou semi-rurale, le recours à une secrétaire en présentiel est rarement envisageable. L’espace manque, le budget est limité et les besoins varient d’une semaine à l’autre. C’est dans ce contexte que le télésecrétariat médical et les solutions digitales prennent tout leur sens.

Le télésecrétariat permet de déléguer les appels, la gestion des rendez-vous et parfois même les relances patients. En 2025, les prestataires proposent des formules adaptées à l’activité kiné, à partir de 38 € HT/mois, jusqu’à environ 400 € HT pour une couverture complète. Ce modèle libère en moyenne 8 à 12 heures par semaine, tout en évitant les contraintes d’un recrutement.

Travailler en cabinet avec plusieurs kinés : mutualiser la secrétaire kiné et digitaliser le reste

Dans les cabinets regroupant deux ou trois kinésithérapeutes, le volume de travail rend nécessaire une certaine organisation. Mais embaucher une secrétaire kiné à plein temps peut encore être prématuré. C’est pourquoi de nombreux praticiens optent pour une secrétaire partagée ou un télésecrétariat collectif, couplé à un logiciel de gestion de cabinet.

Ce modèle hybride combine le contact humain d’une secrétaire pour la gestion des appels et l’accueil téléphonique, avec les atouts d’un assistant numérique pour la synchronisation des agendas, les rappels automatiques de rendez-vous et la facturation SESAM-Vitale. Cela permet de garder une petite équipe, tout en réduisant les tâches chronophages.

Un cabinet de kinés à Grenoble, cité par l’URPS AURA en 2024, a mis en place ce dispositif. En six mois, il a observé une baisse de 15 % des séances non honorées et une hausse de 13 % du chiffre d’affaires. Le secret ? Une bonne coordination entre la secrétaire kiné à distance et les outils numériques partagés.

Maison de santé ou cabinet pluridisciplinaire : recruter une secrétaire kiné sur site

Dans les cabinets accueillant plusieurs professions de santé (kinés, médecins, infirmiers, orthophonistes), la présence d’une secrétaire kiné sur place est souvent indispensable. Elle assure l’accueil physique, oriente les patients, organise les flux et centralise les informations entre soignants.

Recruter une secrétaire kiné salariée représente un investissement conséquent : entre 1 700 et 2 300 € brut/mois charges comprises, selon la convention collective nationale des cabinets médicaux (IDCC 1147). Mais cette présence physique améliore la qualité perçue du service et renforce la coordination interprofessionnelle.

L’usage d’une solution digitale reste ici complémentaire : il permet à la secrétaire d’éviter les doublons, de suivre les impayés et de générer les bilans en quelques clics. L’objectif n’est pas de remplacer l’humain, mais de valoriser le travail administratif avec des outils performants et sécurisés.

Kiné à domicile : une organisation différente, des outils pensés pour le terrain

Quand on exerce à domicile, tout est plus complexe : pas de bureau, pas de pause entre deux patients, pas de standard pour répondre aux appels. Impossible de faire comme en cabinet. Ici, l’organisation doit s’adapter à la réalité du terrain.

Dans ce contexte, une secrétaire classique n’a souvent pas sa place. Ce qu’il faut, ce sont des outils simples, mobiles et efficaces, capables de suivre le rythme. Des solutions digitales capables de gérer la lecture de Carte Vitale en direct de chez le patient en toute mobilité, faire facturation en quelques secondes et suivi des paiements sans y penser.

Certains kinés utilisent en complément un petit service de télésecrétariat pour les rappels ou la gestion des appels complexes. Mais beaucoup s’en passent totalement, grâce à une organisation numérique bien pensée, adaptée à leur tournée, leur quotidien, leur liberté.

Et si la solution venait du digital ? Milo, l’assistant invisible des kinés

Pour les kinés qui souhaitent rester seuls maîtres à bord, mais déléguer sans embaucher, la solution Milo est une excellente alternative. Cette solution tout-en-un, pensée pour les kinés libéraux, automatise de nombreuses tâches sans intervention humaine.

Milo, une solution pensée pour les kinés libéraux

Avec Milo, vous gérez tout depuis votre mobile ou votre ordinateur :

• Prise de rendez-vous en ligne pour vos patients en toute autonomie, avec rappels automatiques intégrés via Opaline ;
• Facturation en un clic, même sur le pas de la porte ;
• Suivi des impayés sans relance manuelle ;
• Bilans générés automatiquement, en lien avec vos séances réelles.

Chaque fonctionnalité a été pensée pour s’adapter à votre façon d’exercer, que vous soyez en cabinet ou en tournée.

Stop aux impayés : la Garantie de Paiement by Milo

Facturer, c’est bien. Être payé, c’est mieux. Et sur ce point, Milo va plus loin avec la Garantie de Paiement.

• Contrôle intelligent de votre facturation : la fonctionnalité Smart Cotation analyse vos factures en temps réel : erreurs de cotation, justificatifs manquants, incohérences… Vous êtes alerté avant l’envoi pour éviter les rejets dès le départ.
• Surveillance continue des règlements : une équipe spécialisée surveille vos paiements. En cas d’impayé, votre conseiller dédié identifie le problème, vous guide si besoin, et relance les caisses ou mutuelles jusqu’au règlement, recommandé inclus.
• Accompagnement au conventionnement mutuelles : Milo vous accompagne dans les démarches de conventionnement complémentaire santé, une étape souvent chronophage mais essentielle pour être payé intégralement. Idéal en début d’activité ou lors d’un changement de situation.

En cabinet ou à domicile, Milo agit comme un copilote invisible : il fluidifie vos journées, réduit le stress administratif, et vous permet de rester centré sur l’essentiel.

Et pour la comptabilité ? Le service Horizon Compta Expert vous simplifie la vie

La comptabilité, c’est souvent la partie la plus stressante pour un kiné. Mauvais timing, logiciels compliqués, expert-comptable peu disponible…

Milo intègre un service 100 % dédié : Horizon Compta Expert. Concrètement :

• Vos actes sont synchronisés en temps réel avec votre comptabilité ;
• Vous êtes accompagné par des pros qui connaissent les réalités du métier ;
• Vous ne perdez plus une heure à faire des tableaux ou à relancer pour un bilan.

Et vous, quelle option avez-vous choisie ? Est-ce que cela vous convient au quotidien ? Partagez votre expérience dans les commentaires.