Carte Vitale oubliée, soin impayé : comment facturer en 2025 sans perdre d’argent ?

Carte Vitale oubliée, soins non payés… La scène est fréquente : un patient arrive au cabinet kiné, s’installe… puis vous annonce avoir oublié sa carte Vitale. Rien de grave, pense-t-il. Sauf que de votre côté, cela complique la facturation, ralentit vos transmissions, et parfois, retarde le paiement. En 2025, la législation a évolué, les logiciels se sont perfectionnés, et de nouveaux réflexes s’imposent pour faire face à ce type de situation. Que dit exactement la loi ? Quelles sont vos options pour rester dans les clous tout en sécurisant vos revenus kiné ? Et surtout, comment ne plus perdre de temps avec les oublis à répétition ? On vous explique tout.

Carte Vitale oubliée : ce que vous avez le droit de faire 

Peut-on facturer sans carte Vitale ?

Oui, et c’est clairement inscrit dans le Code de la Sécurité sociale. En l’absence de carte Vitale, vous pouvez établir une feuille de soins électronique via le mode dégradé, à condition de disposer des informations nécessaires : nom, prénom, numéro de Sécurité sociale (NIR), date de naissance, ordonnance, et données mutuelle si disponible.

Autre possibilité : demander un règlement immédiat au patient et lui remettre une attestation de soins pour qu’il se fasse rembourser de son côté. Vous êtes parfaitement en droit de le faire.

• 🔍 Référence : Article R161-45-1 du Code de la Sécurité sociale

Quelles données doivent être saisies en l’absence de carte Vitale ?

Lorsque vous passez en mode dégradé, vous devez impérativement saisir :

• l’identité exacte du patient,
• son numéro de Sécurité sociale,
• la date et la nature de l’acte,
• le prescripteur,
• et si possible, les infos de sa complémentaire.

La saisie manuelle demande rigueur. Une erreur et c’est le rejet assuré. C’est pourquoi de plus en plus de kinés s’appuient sur des solutions numériques qui assistent la saisie, scannent les documents, et alertent sur les oublis de pièces justificatives.

💡 Bon à savoir : Avec le logiciel kiné Milo, vous décidez qui quand et comment facturer. Switchez entre le mode facturation sécurisée et le mode de facturation dégradée en un seul geste, selon votre besoin !

Carte Vitale oubliée… et patient qui ne paie pas : vos recours

Peut-on exiger un paiement immédiat en cas d’oubli de carte ?

Absolument. En l’absence de carte Vitale, et si vous ne souhaitez pas (ou ne pouvez pas) utiliser le mode dégradé, vous êtes autorisé à demander le paiement intégral de la séance.

Le patient pourra ensuite se faire rembourser par sa caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) et sa mutuelle. Il lui suffira de transmettre l’attestation de soins ou la feuille de soins que vous lui aurez remise.

Vous n’avez aucune obligation de pratiquer le tiers payant sans carte Vitale. Et en cas de doute, il vaut mieux sécuriser la facture.

Comment gérer un non-paiement après la séance ?

Si le patient n’a pas réglé et ne donne plus de nouvelles, plusieurs options s’offrent à vous :

1. Relance amiable, par téléphone, SMS ou courrier.
2. Mise en demeure, par lettre recommandée, précisant le montant dû, la date du soin et un délai pour régulariser.
3. Recours en justice simplifié, notamment via des plateformes, qui accompagnent les professionnels de santé pour les créances inférieures à 5 000 €.

Le délai légal de prescription est de deux ans, au titre du droit de la consommation. Passé ce délai, la créance devient irrécouvrable.

Carte Vitale oubliée : ce que cela change côté mutuelle

Sans carte, la part mutuelle est-elle toujours remboursée ?

Non, pas systématiquement. Sans carte Vitale, vous perdez l’accès automatique aux droits mutuelle (DRE). Cela signifie que vous ne pouvez pas envoyer la facture à la complémentaire santé sans avoir, au préalable, récupéré l’attestation papier ou le QR code de la mutuelle.

En clair : sans info mutuelle valide, vous devez facturer la part complémentaire au patient, même s’il est censé être couvert.

Que dit l’Avenant 7 à ce sujet ?

L’Avenant 7 à la convention nationale des kinésithérapeutes, en vigueur depuis 2023, précise que la télétransmission à la complémentaire ne peut avoir lieu que si les droits sont actualisés. À défaut, le professionnel peut demander à être réglé directement, sans contrevenir aux règles conventionnelles.

Et si vous ne vouliez plus vous en soucier ?

Gérer les oublis de carte Vitale avec Milo

Avec Milo, la solution conçue pour les kinés libéraux, vous pouvez facturer même quand la carte Vitale est oubliée… sans stress ni perte de temps.

Le logiciel vous accompagne à chaque étape :

• Mode dégradé assisté dès l’ouverture de la fiche patient
• Scan automatique de l’ordonnance et de la mutuelle
• Lecteur Vitale Bluetooth inclus pour fluidifier chaque séance
• Alerte en cas de pièce manquante pour éviter les rejets

Et si le patient ne paie pas, la Garantie de Paiement Milo entre en scène.

Ne courez plus après les impayés

Avec le service dédié de Milo, vous bénéficiez d’un conseiller qui gère vos impayés. Plus précisément, il :

• surveille vos factures,
• relance les caisses et mutuelles à votre place.

Et vous, comment procédez-vous dans ce genre de situation ?